□ 王志偉

    “項目管理是一門領導人們在不確定的條件下實現目標的藝術”，注意，項目管理是“藝術”，而不是“科學”，處理不確定性沒有教條，也沒有捷徑。但是，和其他藝術一樣，你可以運用原則于項目管理上，也可以從專家身上學習項目管理。

    體育教練在每一場比賽中處理不確定性的經驗，都是項目經理學習有效管理項目的絕佳榜樣。鑒于這一點，可以看看體育教練的7個值得你學習的特質。

    特質一：人盡其才

    你不能消除不確定性，但如果在合適的崗位上有合適的人，就可以降低不確定性所帶來的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。

    項目經理肩負著項目成敗的責任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負責項目管理的崗位。

    隨著項目的日益復雜，越來越多的組織將項目行政和協調人員列作“項目專家”或“項目總指揮”，從而使項目經理可以有更寬裕的時間管理和領導項目，專心從事溝通這項極為重要的工作，這種將項目經理轉為項目組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓練師、專項教練等等。

    特質二：充分研究

    雖然不確定性是無法選擇的，但這并不意味著教練們在比賽來臨時不加準備。相反，他們在比賽前做大量的研究工作，利用這些信息決定應該練習什么，哪些方面需要整理、提高，應該如何迎戰對手等等。

    項目經理也應該從以往項目的教訓中，分析哪些做法是有效的，哪些是無效的。同樣，雖然對手可能不存在，還是需要清楚了解你的利益相關者。這包括要清楚哪些人會受到最大的沖擊，什么人的影響力最大，如何和每個利益相關群體溝通。

    特質三：制定計劃

    做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰略方針，設計打法，為隊員設定具體的目標。如果目標沒有達到，或者隊伍沒有有效地執行，他們會在下一場比賽之前分析原因。

    確定目標和戰略對于項目同樣重要。項目經理不僅要考慮功能性目標，還要考慮表現目標。應該從功能水平的角度、進度安排方法、團隊結構及其他角度，制定如何開展項目的戰略。每個項目都不盡相同，通用的方法是不可取的。

    特質四：逐步實施

    雖然體育教練制定戰略和目標，但他們并不把整個比賽計劃一一列出。每場比賽都取決于賽場里的發展勢態以及比賽中發生的具體情況，種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計劃水平非常高的教練也會根據需要調整戰略和目標。他們會分階段計劃比賽，往往采取定時設計的方式。

    項目也必須逐步實施，并不斷地修正，利用滾動計劃或者重復進程的方法處理無法事先準確預測的問題。通過定時回顧問題出現在哪里，可以牢牢控制問題發生的范圍。也可以使用“劇本”預演的方法。正如教練準備各種打法以備不時之需一樣，項目經理可以將能夠形成備選方案的事情列成一個清單，放到你的工具箱里備用。這個清單一般情況下不是項目計劃的一部分，但可以作為工作內容的一部分。

    特質五：直面變化

    在一個教練的觀念中，不確定性是無法選擇的。對手、天氣、隊員的傷病、其他隊伍如何應對每場比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個教練都清楚，雖然事先都有精心的計劃，這些不確定因素還是都存在。一個優秀的教練會預料到由于比賽中或某段時期中發生的事情，每個計劃都將有改變。

    項目經理對待項目也要有這種思想準備。當然必須分析風險，但也要保留在必要時改變計劃的權力，甚至需要設定階段性的停頓，決定計劃是否應如期執行。實際上，如果你在項目初始就認識到不確定性的存在，并做好應對計劃，一旦不確定的事情發生，你會更加有備而戰。

    特質六：善用媒體

    當了解了教練最需要集中精力做好的事情是計劃和溝通時，你就會明白為什么一個教練需要各種各樣的管理支持人員。同樣，項目經理也需要集中精力做好計劃和溝通。清楚這一點，聰明的項目經理就應該學習公關、溝通和演講技巧。研究表明，對一個項目成功與否的評價往往只是基于溝通的頻率與有效性，不管項目是否如期或者在預算內完成。借助有效的溝通與公關，可以減少不確定性帶來的影響。《中國質量報》